Privatlivspolitik

Badmintonklubben abc Aalborgs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Badmintonklubben abc Aalborg er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Michael Petersen (kasserer)

Adresse: Budumvej 50, 9220 Aalborg Ø

CVR: 32811361

Telefonnr.: 40746189

Mail: [email protected]

Website: www.abc-aalborg.dk

Databehandler:

Clubpeople A/S, Kirkebjerg Allé 84, 2605 Brøndby. CVR: 31853974. Badmintonpeople, er en integreret del af Databehandleraftalen med Clubpeople, er databehandler for Badmintonklubben abc Aalborgs kontingentsystem og eventmodul

Visma e-conomics A/S, Langebrogade 1, 1411 København K. CVR: 29403473, er databehandler for Badmintonklubben abc Aalborgs regnskabsprogram.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger: 

– Almindelige personoplysninger:

• Registrerings- og kontaktoplysninger: navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.

-Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:  

• Ingen  

2) Oplysninger om ledere og trænere:

 – Almindelige personoplysninger:

• De samme som for andre medlemmer

 – Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 

• CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest. CPR-nummer videreformidles til relevante offentlige instanser, men gemmes ikke.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. 

Lovlige grunde til behandling er særligt: 

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene: 

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

•        Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

•        Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning 

•        Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

•        Administration af din relation til os

• Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere: 

•        Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

•        Opfyldelse af lovkrav

•        Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende

•        Administration af din relation til os

 Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

•        Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling 

•        Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

•        Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

•        Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen. De lægges op på Facebook og/eller på klubbens hjemmeside. 

•        Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Badminton Danmark i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.

•        Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

•        Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

•        Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

•        Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Men for de medlemmer, der udfører frivilligt arbejde for klubben, er det tit nødvendigt, at gøre kontaktinformation eller anden personlig information tilgængelig. Dette kan kræve den frivilliges accept. Fordi mange forskellige medlemmer er frivillige på forskellig måde og for at undgå fejl, er det påkrævet, at alle medlemmer accepterer klubbens privatlivspolitik.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. 

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

•        Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere: 

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

 •       Ulønnede ledere og trænere er også medlemmer, og dine almindelige medlemsoplysninger behandles derefter.

Lønnede ledere og trænere: 

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier: 

•        Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

•        Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

•        Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

•        Retten til indsigt i egne personoplysninger

•        Retten til berigtigelse 

•        Retten til sletning 

•        Retten til begrænsning af behandling

•        Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

•        Retten til indsigelse 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen i sidenfoden i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.  

Badmintonklubben abc Aalborgs privatlivspolitik er baseret på 2. udgave fra februar 2018 af en skabelon, der er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.